Руководители подразделений практически всегда
запрашивают больше средств, чем нужно.
• Еще три вопроса нужно задать самому себе и своим
коллегам уже на этапе рассмотрения заявок на «мел-
кие» капиталовложения. О ни пом огут избавиться
от необязательных расходов и снизить непомерные
аппетиты заявителей.
• Ответы на последние два вопроса получаю т по
завершении бюджетного процесса. Они повысят его
эффективность в следующий раз.
По большому счету, ни одна из наших рекомендаций
не отличается новизной. Однако большинство руково-
ди гелей корпораций не дает себе труда подробно раз-
бирать заявки на инвестирование с «ценой вопроса»
менее $5 млн. А это, в свою очередь, означает, что их
фирмы тратят больше, чем следует.
Почему мелкие заявки часто приводят
к лишним расходам
Прежде чем мы перейдем непосредственно к вопро-
сам, полезно разобраться, почему именно заявки по
мелким статьям бюджета часто приводят к ненужным
гратам. Проблема в том, что чрезвычайно занятым топ-
менеджерам, как правило, кажется, что они принесут
компании больше пользы, если сконцентрируются на
крупномасштабных проектах. В этом есть смысл: круп-
ные инвестиции очень часто стратегически важны для
организаций. Но такой подход приводит к тому, что
руководители высшего ранга утверждают мелкие заявки
автоматически, тогда как в сумме они могут «съедать»
80
М еханическое визирование вызывает проблемы,
поскольку людям, составляющим заявки на финан-
сирование небольших капзатрат, зачастую недостает
опыта и знаний, чтобы по-настоящему проработать
свои предложения. Кроме того, в силу многих причин
руководители подразделений практически всегда
запраш иваю т больше средств, чем действительно
необходимо. Это объясняется свойствами человечес-
кой натуры. Нередко запросы на небольшие закупки
оборудования составляю т специалисты -технари.
Они завышают потребности из лучших побуждений:
инж енеры лю бят надежность, запасы и изобилие
средств технического контроля. При полной свободе
выбора они заказывают для своих проектов самые
высококачественные материалы и самое современное
оборудование.
Но речь не только об инженерах. Любой сотрудник
среднего или низш его звена стремится защититься
от рисков, что также приводит к избыточным тратам.
Рядовой менеджер не хочет, чтобы его обвинили в том,
что сн заказал слишком мало запасных частей, если
вдруг сломается какой-нибудь важный станок и из-за
этого остановится все производство. А порой сметы
раздувают, желая сохранить свою долю в общем бюд-
жете, — если попросит ь мало в текущем году, в следу-
ющем заявки могут урезать до того же уровня.
И наконец, многие излиш ние граты объясняются
организационными факторами. Рядовые менеджеры
склонны ф окусироваться на нуждах вверенной им
организационной единицы. И они вовсе не обязаны
следить, не пересекаются ли их заявки с заявками
других подразделений. Вдобавок, как мы увидим,
предложения м огут дублировать д р уг друга из-за
критериев и процедур, введенных начальством. Поэ-
тому руководителям, которые не уделяют достаточно
внимания контролю над небольшими капитальными
затратами, остается винить самих себя.
Давайте, однако, вернемся к тому, как предотвратить
ненужные траты — к тем восьми вопросам, которые
следует задавать в ходе составления и анализа сметы
(см. врезку «Дисциплина капиталовложений»). Нач-
нем с первых трех, которые помогут грамотно начать
процесс бюджетирования.
Узнать поближе
Каждому жителю Бостона известно: есть множество
способов приготовить популярный в Новой Англии
суп из гребешков. Но что бы они ни добавляли в это
блюдо, без морских гребешков, молока и картош ки
им не обойтись. Так же и с капитальными расходами.
Удовлетворительные ответы на три вопроса — это те
самые три «ингредиента», без которых нельзя прини-
мать заявку на финансирование.
Входят ли эти инвестиции в сферу ваших полномо-
чий?
Иногда начальники подразделений подают заявки
на финансирование капиталовложений, которые отно-
сятся к зоне действий других отделов— или лаже других
hbr-russia.ru I Д екабр ь 2008
Harvard B usiness Review — Россия
85
предыдущая страница 84 Harvard Business Review Russian 2008.12 читать онлайн следующая страница 86 Harvard Business Review Russian 2008.12 читать онлайн Домой Выключить/включить текст